Privacy protocol

 

Privacy Protocol Valkenswaardse Omroep Stichting

Inleiding

Per 25 mei 2018 is in de gehele Europese Unie de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Hierdoor heeft een organisatie meer verplichtingen bij de verwerking van persoonsgegevens dan voorheen.

De Valkenswaardse Omroep Stichting (VOS) hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van haar medewerkers, donateurs en andere geïnteresseerden. Persoonlijke gegevens worden door de VOS dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. De VOS houdt zich in alle gevallen aan de eisen die de AVG stelt. .

In dit privacy protocol staat beschreven welke principes de VOS hanteert bij registratie, verwerking en opslag van persoonsgegevens en gegevensbestanden. Ook gerelateerde onderwerpen zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staan in dit protocol beschreven.

Indien je medewerker wordt van de VOS, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan de VOS verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met dit Privacy protocol te verwerken.

Wij adviseren je om dit privacy protocol aandachtig door te lezen.

 

Uitgangspunten

  1. Voor een juiste verwerking van de persoonsgegevens is dit privacy protocol opgesteld (transparantie).
  2. De VOS verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens (dataminimalisatie).
  3. De VOS verwerkt alleen die persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de VOS (dataminimalisatie).
  4. Er worden geen persoonsgegevens van donateurs op de website bekend gesteld zonder toestemming van betrokkene.
  5. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor de duur die strikt noodzakelijk is. Deze wordt vooraf vastgesteld en betrokkenen worden geïnformeerd. (dataminimalisatie).
  6. Per persoon wordt aangegeven waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt (doelbinding en verenigbaarheid).
  7. Betrokkenen hebben zeggenschap over hun gegevens (rechten van betrokkenen).
  8. De gegevens worden veilig opgeslagen en de VOS registreert wie toegang heeft tot de gegevens (beveiliging van gegevens).
  9. De VOS kan met documenten aantonen dat de juiste organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om aan de AVG te voldoen (verantwoordingsplicht).
  10. De inrichting van controle op de verwerking van de persoonsgegevens is in dit beleid uitgewerkt (rechten van betrokkenen).

De uitgangspunten worden hierna artikelsgewijs uitgewerkt

 

Artikel 1 Begripsbepaling

Onder een persoongegeven wordt verstaan elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat (combinatie van) informatie direct over iemand gaat dan wel naar deze persoon te herleiden is.

Voorbeelden van persoonsgegevens zijn:

  • Naam, woonadres, telefoonnummer, e-mailadres, foto’s;
  • Geboortedatum, geboorteplaats;
  • Nummer paspoort/identiteitsbewijs;
  • Bankrekeningnummer;

Dus niet postadres, functioneel e-mail adres, telefoonnummer werk.

 

Artikel 2 Welke gegevens verwerkt de VOS en voor welk doel

Bestuursleden:

  • Wat: Voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, straat, huisnummer, postcode, woonplaats, privételefoonnummer, privé-e-mailadres, bankrekeningnummer, foto’s.
  • Voor: correspondentie, betaling rekeningen/declaraties. Inschrijving Kamer van Koophandel, medewerker overeenkomst, publicatie foto’s op de website en in artikelen.

Vrijwilligers

  • Wat: Voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats straat, huisnummer, postcode, woonplaats, privételefoonnummer, privé- e-mailadres en functie/taak binnen de VOS.
  • Voor: correspondentie, medewerker overeenkomst, betalen rekeningen/declaraties en publicatie foto’s op de website en in artikelen van de nieuwsbrief.

Donateurs van de VOS “Vrienden van de VOS”

  • Wat: Voor- en achternaam, straat, huisnummer, postcode, woonplaats, privételefoonnummer, privé-e-mailadres en bankrekeningnummer.
  • Voor: correspondentie, ontvangst donaties.
  • E-mail berichtgeving (opt-out): De VOS gebruikt je naam en e-mailadres om je haar e-mail nieuwsbrief met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie over de VOS te verstrekken. Afmelding voor deze mailing is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing
  • Bewaartermijnen De VOS verwerkt en bewaart je persoonsgegevens gedurende de duur van je medewerking tot een maand na beëindiging van de functie/het donateurschap.

Artikel 3 Rechten

  1. Men kan via de secretaris een verzoek indienen om je persoonsgegevens die de VOS heeft geregistreerd, in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. . De VOS (bestuur) zal je verzoek in behandeling nemen en je, binnen een maand na ontvangst hierover informeren.
  2. Men kan de penningmeester van de VOS verzoeken de persoonsgegevens van betrokkene in het donateursbestand van de VOS aan te passen of uit het donateursbestand te verwijderen.
  3. Bezwaar tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan je kenbaar maken bij de secretaris.
  4. Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit privacy protocol kunnen worden gericht aan de secretaris.

 Artikel 4 Klachten

Indien de persoon van wie de VOS persoonsgegevens heeft genoteerd een klacht heeft over de wijze waarop de VOS met persoonsgegevens omgaat of je verzoeken behandelt, kan hij/zij een klacht indienen bij de toezichthouder persoonsgegevens, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 5 Het interne verwerkingsregister

Het interne verwerkingsregister bestaat uit de volgende gegevens:

  1. Het doel van de gegevensverwerking (inschrijving nieuwe vrijwilligers, donateurs, nieuwsbrief, vergaderverslagen, website en functiebestand vrijwilligers).
  2. De beheerders (secretaris, penningmeester).
  3. De betrokkenen (donateurs, vrijwilligers, bestuur).
  4. De persoonsgegevens die per doel worden bewaard.
  5. De bewaartermijn.
  6. Waar de gegevens worden bewaard.
  7. Hoe ze worden beveiligd.

Artikel 6 Verwerkersovereenkomst

In een Verwerkersovereenkomst worden afspraken gemaakt over de omgang met persoonlijke gegevens tussen de VOS en een externe gegevensverwerker. Een externe gegevensverwerker is E_captain met welke maatschappij een verwerkersovereenkomst is gesloten. Na beëindiging daarvan heeft de VOS alleen interne gegevensverwerkers en deelt geen herleidbare gegevens met derden.

Artikel 7 Beveiliging en opslag persoonsgegevens

Alle persoonsgegevens worden verwerkt door de secretaris en penningmeester op beveiligde computers thuis. Toegang tot de betreffende database wordt verkregen door invoering van een wachtwoord.

Vergaderverslagen, website en het functiebestand vrijwilligers worden beheerd door de secretaris, het donateursregister door de penningmeester. Een wachtwoord moet worden ingevoerd om toegang te krijgen tot de betreffende database.

Artikel 8 Datalekken

De VOS is verplicht alle datalekken intern te documenteren en te melden aan de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

 Artikel 9 Verantwoordelijkheid en bevoegdheid behandeling persoonsgegevens

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

  1. de VOS, de Hofnar 20 5554DA Valkenswaard, 040-2010304, KvK nummer 17060214
  2. Binnen de VOS zijn de volgende functionarissen bevoegd tot behandeling van de persoonsgegevens van de bestuursleden, vrijwilligers en donateurs van de VOS:
  1. De secretaris van de VOS (secretariaat@omroepvalkenswaard.nl);
  2. De penningmeester van de VOS (admin@rtvos.nl).

Artikel 10 Wijzigingen

Dit privacy protocol kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website bekend gemaakt. Wij adviseren om regelmatig het privacy protocol te bekijken.